「ITのこと、誰に聞けばいい？」クリニックの情シス問題を解決する3つの方法
by 師岡 誠太
クリニックの「IT担当がいない」問題
「先生、Wi-Fiが繋がりません」「プリンタが動かないんですけど……」
診療中にスタッフからこうした相談を受けて、院長先生ご自身が対応されている——そんなクリニックは、実はとても多いのではないでしょうか。
電子カルテのアップデート、パソコンの不具合、ネットワークのトラブル。日常的に発生するIT関連の問題に、専任の担当者がいないまま対応しているクリニックが大半です。
大きな病院であれば「情報システム部」がありますが、クリニックの規模ではそうしたポジションを設ける余裕はなかなかありません。結果として、院長先生が診療の合間に対応したり、スタッフの中で「少し詳しい人」が兼任で対応したりしているのが現実です。
本来であれば診療に集中したいのに、ITトラブルに時間を取られてしまう。この状態が続くのは、院長先生にとっても、クリニック全体にとっても大きな負担です。
よくある3つのパターンとその課題
ITの相談先がはっきりしないとき、多くのクリニックは以下の3つのパターンのいずれかに当てはまります。それぞれにメリットはありますが、課題もあります。
パターンA：院長先生が全部自分でやる
もともとパソコンやITに詳しい先生の場合、ご自身で調べて対応されるケースがあります。確かにコストはかかりませんが、調べものや設定に予想以上の時間がかかることも少なくありません。
診療後の疲れた時間にネットで調べものをしたり、休日を使って機器の設定をしたり。医師としての専門性とはまったく別の分野に時間を使うことになります。
また、ITは日々進化している分野です。セキュリティ対策やシステムの選定において、最新の情報をキャッチアップし続けるのは、診療と並行しながらでは大変な負担になります。
パターンB：大手ベンダーに丸投げする
電子カルテメーカーや大手IT企業のサポート契約を利用する方法です。安心感はありますが、クリニック規模には過剰なサービスやスペックを提案されることがあります。
たとえば、スタッフ5人のクリニックに大企業向けのネットワーク機器を導入したり、使いこなせない高額なシステムを契約してしまったり。「業者さんに言われるがままに契約したけれど、本当に必要だったのかわからない」という声は、開業医の先生方からよくお聞きします。
また、大手ベンダーの場合、ちょっとした質問でもサポート窓口に電話して長時間待たされる、担当者がコロコロ変わって状況を一から説明し直す必要がある、といった不満もよく耳にします。
パターンC：知り合いの「詳しい人」に頼む
ご友人や知人の中にITに詳しい方がいて、困ったときに相談しているというケースもあります。気軽に頼める反面、いくつかのリスクがあります。
その方がいつでも対応できるとは限りませんし、責任の範囲も曖昧になりがちです。「前に設定してもらったけど、何をどう設定したか誰もわからない」という状態になると、後任の対応が難しくなります。
善意で対応してくださっている場合、お礼の仕方や費用の相談もしにくいもの。個人に依存する体制は、長い目で見ると安定しません。
解決策：IT顧問という選択肢
こうした課題を解決する方法のひとつが、IT顧問（ITコンサルタント）を活用することです。
IT顧問とは、クリニックのIT環境全体を把握した上で、必要な対応やアドバイスを継続的に提供する専門家のことです。「かかりつけ医」のIT版、とイメージしていただくとわかりやすいかもしれません。
月額制でいつでも相談できる安心感
IT顧問の多くは月額制のサービスです。「トラブルが起きたら都度見積もり」ではなく、月々の定額で気軽に相談できるため、「こんなこと聞いていいのかな？」と遠慮する必要がありません。
小さな疑問のうちに相談できれば、大きなトラブルに発展する前に対処できます。
機器選定や業者との交渉を代行
新しいパソコンやプリンタの選定、インターネット回線の契約、電子カルテの導入検討——こうした場面で、IT顧問が専門的な視点からアドバイスや業者との交渉を代行してくれます。
院長先生が慣れない分野で判断に迷う必要がなくなり、「必要なものを、適正な価格で」導入できるようになります。
中立的な立場からの提案
IT顧問は、特定のメーカーや製品を販売する立場ではありません。そのため、クリニックにとって本当に必要なものだけを、中立的な視点で提案してくれます。
「この機器は本当に必要ですか？」「もっと安い方法はありませんか？」——そうした質問に、売る側ではない立場から答えてもらえるのは大きな安心材料です。
IT顧問を選ぶときのポイント
IT顧問を検討される際は、以下のポイントを確認されることをおすすめします。
医療現場の業務フローを理解しているか
一般企業とクリニックでは、ITの使われ方が異なります。電子カルテ、レセプトコンピュータ（診療報酬の計算を行う機器）、医療画像システムなど、医療特有のシステムについて理解があるかどうかは重要なポイントです。
レスポンスの速さ
診療中にシステムトラブルが起きた場合、患者さんをお待たせしてしまいます。「問い合わせたら翌営業日に返答」では、現場の緊急度に対応できません。連絡してからどのくらいで対応してもらえるか、事前に確認しておきましょう。
特定メーカーに縛られない中立性
特定のメーカーの代理店を兼ねている場合、そのメーカーの製品を優先して提案される可能性があります。複数の選択肢を比較した上で、クリニックに最適なものを提案してくれる中立性があるかどうかを見極めてください。
まとめ：「ITのかかりつけ」を持つという発想
体の不調があれば、かかりつけのお医者さんに相談しますよね。ITも同じです。
困ったときに気軽に相談できる「ITのかかりつけ」がいれば、トラブルへの不安が減り、本来の診療に集中できる環境が整います。院長先生が一人で抱え込む必要はありません。
大切なのは、信頼できる相談先を持っておくこと。それだけで、日々のIT対応はずっと楽になります。
MSYNCでは、福岡のクリニック向けにIT顧問サービスを提供しています。「ちょっと話を聞いてみたい」だけでも構いません。お気軽にお問い合わせください。